エクセルシートの作成の考え方

 

エクセルの表作成するときの基本的な考え方を解説していきます。

 原価表や原価計算用のシートをつくるときどんなことに気を付けているか、私なりの考え方を解説していこうと思います。

リストの概念

 まずは、リストをつくることが第一歩です。原価計算で言うと原価表にあたる物です。また、生地配合もリストで表現することができます。

エクセルでのリストのルール

 エクセルでリストを作成する場合いくつかのルールがあります。
 1つ目は、1行1アイテムです。
 たとえば、小麦粉というアイテムがあったら小麦粉の必要情報を横長の1行にすべての情報を入れてしまします。

 

 2つ目は、アイテム名を重複させないです。
 アイテム名が重複してしまうと、vlookup関数などで正確なデータを抽出できなくなります。
 同じ名前の場合は識別文字などで区別するとよいでしょう。
 たとえば、A、B、Cやイ、ロ、ハを付けて区別します。

 

 3つ目は、空白の行をつくらないです。
 空白の行があると1つのリストとして認識してくれない場合があります。

 

 リストをつくる場合は、上記の3点に注意してください。

 

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リストの活用 

 さて、リストを作ったら今度はリストの情報を使って必要な計算をしていきます。
 たとえば原価計算では、原価表というリストから小麦粉というアイテム1gあたりの原価をvlookup関数をつかって探し出し使用量を掛け算すると原価が算出できるということになります。
 生地配合リストを作っておくとさらに、生地名を入れるだけで、生地の原価を導き出すことも可能です。
 このシートの作り方は後ほど別に解説していこうと思います。

 

 シートやブックの使い方

 以前、ブックの中にシートがあり、シートの中にセルがあるというお話をしました。
 エクセルでは、別々のシートの間でも情報を引き出すことができます。
 このことを利用して、1つのシートには1つのリストだけを入力するようにすると管理が楽です。
 シートには名前を付けることができますので、原価表や製品原価などと名前をつけておくとよいでしょう。

 

 ブック間でも情報を引き出したりできるそうですが、私の場合は1つのブックで完結できるように作成します。
 必要があれば、別のブックを作りリストをコピーして使います。
 どんどんつなげてしまうと一つエラーが出るとすべてに影響してしまうので、それを避けるためです。

 

 同じ理由で、製品の製造、出荷、在庫を管理しているシートも1月ごとに1つのブックを使い、繰越残高を計上して月初めの業務をスタートします。

 

まとめ

 今回は、簡単にエクセルシートを作成する場合の私なりの考え方を簡単にまとめてみました。
 ざっと目を通していただけると、これから先の解説も少し分かりやすなると思います。
 なるべく、実用的なものに近付けるように努めていきますので今後とも読み進めていただけると嬉しいです。

 

 

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